google-docs

Google Docs no té la cinta desordenada plena de funcions que trobareu a Microsoft Office, però té uns quants trucs útils en la màniga. Mai no trobeu aquestes funcions tret que les aneu a buscar.

La suite d’oficines basada en web de Google ha madurat al llarg dels anys i ara ofereix tot, des d’accés fora de línia fins a suport addicional de tercers. No deixa de ser una suite d’oficines fàcil d’utilitzar que funciona a tot arreu amb excel·lents funcions de col·laboració en temps real.

Activa l’accés fora de línia

RELACIONATS: Sense més tarifes d’actualització: utilitzeu Google Docs o Office Web Apps en lloc de Microsoft Office

Google Docs pot funcionar fora de línia. Això us permet crear nous documents, continuar treballant en els documents actuals i, fins i tot, veure els vostres documents mentre no tingueu connexió a Internet. Quan us connecteu de nou a Internet, els canvis es sincronitzaran en línia.

Aquesta característica requereix Google Chrome, de manera que funciona a Windows, Linux, Mac OS X i Chromebooks. Per configurar-ho, obriu el lloc web de Google Drive, feu clic al botó d’engranatge situat a l’extrem superior dret del lloc i feu clic a Configuració. Al plafó General, assegureu-vos que l'opció "Sincronitzeu el vostre treball amb aquest equip perquè pugueu editar l'opció sense connexió" i feu clic a Fet. Per utilitzar Google Docs mentre no estigueu fora de línia, només cal que torneu al lloc web de Google Drive a Chrome quan no tingueu connexió a Internet.

enable-offline-access-in-google-drive

Col·labora en temps real

RELACIONATS: Com col·laborar en documents a través d'Internet

Google Docs té millors funcions de col·laboració que la versió d'escriptori de Microsoft Office. Podeu col·laborar en temps real i tothom que tingui accés al document podrà editar-lo alhora. Veureu els cursors d'altres persones al document i podreu veure els tipus en temps real.

Feu clic a Fitxer> Comparteix per començar a compartir el document. Podeu convidar les persones mitjançant les seves adreces de correu electrònic o permetre que qualsevol persona amb un enllaç especial amb el document l’editi.

Compartir no es tracta només d’editar: la funció Compartir pot permetre compartir un document amb una o més persones perquè puguin visualitzar-lo. Sempre tindran la còpia més recent, de manera que pot ser més convenient que enviar un correu electrònic a un fitxer. També podeu donar a la gent la possibilitat de deixar comentaris sobre un document perquè pugueu aportar-los sense que els permeti modificar el document.

col·laborar-en-un-document-amb-google-docs

Publica un document

Google Docs us permet publicar ràpidament un document en línia. Feu clic a Fitxer> Publica al web i feu clic al botó Inici de publicació. Rebràs un enllaç públic al document de forma publicada, de manera que el puguis compartir amb altres persones i el puguin visualitzar. No cal que allotgeu el document als vostres servidors en algun lloc.

Aquesta funció està separada de la funció per compartir. Quan es publica un document, qualsevol persona amb l’enllaç el pot veure. Quan es comparteix, només es pot compartir amb un grapat de persones. Quan les persones accedeixin a un document compartit, veuran l’editor de Google Docs. Quan accedeixin a un document publicat, veuran el document com una pàgina web típica.

published-google-docs-document

Vés a Tipus següent / Tipus anterior

Per a la correcció ràpida d’errors, utilitzeu la drecera del teclat Ctrl + per anar al següent text del document actual i Ctrl +; per anar al text anterior. D’aquesta manera, podeu corregir ràpidament els tipus d’escriptura sense desplaçar-vos pel document actual i cercant els subratllats vermells.

Google Docs també va obtenir recentment una funció de correcció ortogràfica que permet desxifrar-se ràpidament dels problemes que hi ha en un document actual, una característica que mancava des de feia temps; només cal que feu clic a Eines> Correcció ortogràfica per utilitzar-la.

drecera de google-docs-spell-check-check

Cerqueu i inseriu enllaços

Google Docs incorpora el poder de la cerca de Google per ajudar-vos a inserir enllaços fàcilment al vostre document actual. En lloc d’obrir una fitxa nova del navegador i buscar una pàgina a la qual s’enllaça, podeu fer la cerca directament des del diàleg d’enllaç. Per fer-ho, feu clic a l’opció Insereix> Enllaçar. Escriviu una cerca al diàleg i Google mostrarà pàgines que coincideixin amb la vostra cerca. Feu clic a una per crear un enllaç a l’adreça seleccionada.

google-docs-search-for-and-insert-a-link

Configura els teus estils de text

En lloc de formatar manualment cada bit de text del document, hauríeu de formatar-lo amb els estils. Això vol dir que, en lloc d’establir tots els títols a una mida de tipus de lletra i text en negreta, només heu de fer clic al quadre d’estil i establir-los a “Capçalera 1.”

També podeu editar fàcilment la configuració de la lletra utilitzada per a diferents estils. Primer, formateu algun text per utilitzar el tipus de format que voleu utilitzar per a un estil. Seleccioneu aquest text, feu clic al quadre d'estil situat a la part superior de la pantalla i feu clic a la fletxa a la dreta de l'estil que voleu modificar. Feu clic a l'opció "Actualitzar el nom d'estil per combinar" i aquest estil ara utilitzarà el tipus de format que heu seleccionat.

Per guardar aquests estils personalitzats i utilitzar-los en altres documents, feu clic al menú Opcions que hi ha a la part inferior de la llista i seleccioneu "Desa com a estils predeterminats".

google-docs-change-text-formatting-styles

Gestiona el teu diccionari personal

Si Google Docs creu que una paraula és una tipografia però sabeu que és correcta, podeu fer clic amb el botó dret a la paraula subratllada i seleccionar Afegeix al diccionari personal. A continuació, podeu fer clic a Eines> Diccionari personal i editar la llista de paraules del vostre diccionari personal. Si a la llista hi afegiu accidentalment una paraula mal escrita, haureu d’eliminar-la d’aquí abans que Google us avisi de nou.

Aquesta opció és una característica força recent; anteriorment, Google Docs no us permetria eliminar les paraules que heu afegit a aquesta llista. És possible que vulgueu fer una ullada a la llista i assegurar-vos que abans no heu afegit paraules incorrectes a la llista.

google-docs-personal-dictionary-remove-words [4]

Copieu i enganxeu amb el porta-retalls web

Google Docs té una funció de porta-retalls web que comparteix a Google Docs, fulls i diapositives. Aquest porta-retalls està associat al vostre compte de Google, de manera que us seguirà a tots els equips que feu servir. A diferència del porta-retalls del sistema operatiu estàndard, el porta-retalls web pot contenir diversos elements. El porta-retalls admet, text, imatges, dibuixos i altres dades de documents de Google.

Per utilitzar aquesta funció, seleccioneu algun text, feu clic a Edita i utilitzeu el menú Portapapers web. Aquesta és la millor manera de copiar alguns tipus de dades, com ara dibuixos, entre diferents tipus de documents de Google. Els elements que deseu al porta-retalls web s’esborraran al cap de 30 dies si no interactueu amb ells.

google-docs-web-clipboard [4]

Utilitzeu l’eina d’investigació

Google Docs conté una barra lateral dissenyada per investigar: obriu-la fent clic a Eines> Investigació. Aquesta barra lateral us permet cercar imatges, pressupostos i resultats web per poder inserir-los fàcilment en un document. També facilita la cerca d’estudis acadèmics i inserir ràpidament les notes o notes a peu de pàgina adequades per a formats de cites MLA, APA o Chicago. Podeu inserir cites ràpidament als resultats web, també pot ser una manera senzilla de construir una bibliografia per a un paper escolar.

google-docs-eina de recerca

Instal·leu complements

Els complements són una característica força nova. Es tracta de fragments de programari de tercers realitzats amb Google Apps Script. Podeu instal·lar-les fent clic a Eines> Gestiona complements. Després es poden fer servir al menú Complements.

Per exemple, podeu instal·lar un complement de Tesaurus que us permet seleccionar qualsevol paraula i feu clic a Complements> Tesaurus> Troba sinònims de paraula seleccionada per veure sinònims mentre escriviu un document. Altres complements inclouen un creador de bibliografia fàcil, eina de diagramació i generador de continguts.

google-docs-thesaurus-add-on

Google Docs també té més mànigues. El menú Fitxer> Descarregar com a és especialment útil, el que us permet descarregar el vostre document en molts formats diferents. Podeu descarregar-lo en format PDF o en un document de Microsoft Office si necessiteu enviar o enviar per correu electrònic el document en un format de fitxer específic.