Outlook inclou una funció de passos ràpids que us permet aplicar diverses accions a un missatge amb un sol clic. Outlook inclou diversos passos ràpids predeterminats, però també podeu crear-ne els propis (i suprimir-los per defecte si no els necessiteu). Si realitzes regularment el mateix conjunt d’accions, crear un pas ràpid i assignar-li una tecla de teclat ràpid us pot estalviar molt de temps. Aquí teniu el funcionament.

Els QuickSteps predeterminats

Podeu trobar passos ràpids a la pestanya "Inici" d'Outlook. Quan comenci per primera vegada, hi veureu els passos ràpids predeterminats. Podeu fer clic en qualsevol d’elles per aplicar les accions incloses a un missatge seleccionat.

Els passos ràpids per defecte inclouen:

  1. Mou a?: Obre una finestra per seleccionar una carpeta a la qual voldries traslladar el missatge. Al gestor: crea una còpia reenviada del missatge seleccionat actualment amb l’adreça del vostre gestor. Correu electrònic de l’equip: crea un missatge en blanc adreçat als membres del vostre equip. (Si el vostre empresari el gestiona el vostre correu electrònic, en funció de com han configurat els vostres administradors d'Exchange la vostra bústia, Outlook pot saber ja qui són el vostre gestor i membres de l'equip. Si no, haureu d'emplenar-los la primera vegada que els utilitzeu. fets ràpids.) Fet: Marca el missatge com a llegit i complet, i després l’envia a una carpeta especificada. La primera vegada que l’utilitzeu, haureu d’especificar la carpeta, però a partir d’aleshores Outlook recordarà la vostra elecció i l’enviarà a aquesta carpeta cada vegada que utilitzeu el pas ràpid. Reprodueix i suprimeix: obre una resposta al missatge seleccionat actualment i després esborra el missatge seleccionat actualment després d’enviar la resposta.

Outlook només mostra els passos ràpids disponibles. Si no teniu cap missatge seleccionat, per exemple, només es mostra el pas ràpid "Correu electrònic de l'equip" perquè els altres valors predeterminats funcionen en un missatge existent.

Com crear un pas ràpid

Per afegir un nou pas ràpid, feu clic a l'opció "Crea nou" al quadre Passos ràpids.

S’obrirà una nova finestra on podeu anomenar el pas ràpid i triar les accions que voleu realitzar.

Quan feu clic al menú desplegable "Tria una acció", obtindreu una llista de possibles accions, que podreu oferir opcions addicionals per seleccionar.

Afegirem dues accions: una per traslladar el missatge a una carpeta i una altra per marcar-lo com a llegit.

Seleccioneu l'acció "Mou a la carpeta" i trieu la carpeta a la qual voleu traslladar els missatges.

A continuació, feu clic a "Afegir acció" per afegir una segona acció.

Seleccioneu "Marca com a llegit" al menú desplegable.

Opcionalment, podeu triar una de les tecles de drecera integrades i afegir algun text que es mostrarà quan passeu el pas ràpid amb el punter (una breu descripció que recorda les vostres accions que fa el pas ràpid) és útil.

Feu clic a "Finalitzar" i el nou pas ràpid apareixerà al quadre de passos ràpids a l'Outlook. Si passeu el pas ràpid, veureu la tecla de drecera que heu triat i qualsevol text amb la informació que heu introduït.

Ara només heu de seleccionar els vostres missatges i fer clic al nou QuickStep (o prémer la combinació de tecles de drecera) per aplicar les seves accions.

Com editar o suprimir un QuickStep

Si voleu editar o suprimir un pas ràpid, feu clic a la fletxa petita situada a la part inferior dreta del grup Passos ràpids de la cinta.

S'obre la finestra "Gestiona passos ràpids".

Aquí teniu l’opció d’editar, duplicar (que crea una còpia exacta del pas ràpid seleccionat si voleu un similar però amb una lleugera variació) o suprimir un pas ràpid.

També podeu canviar l’ordre en què apareixen els vostres passos ràpids a la cinta o crear un nou pas ràpid.

Finalment, hi ha l’opció de “Restablir els valors per defecte”.

Si seleccioneu l'opció "Restableix els valors per defecte", se suprimeixen els passos ràpids que heu creat i es recrea qualsevol passos ràpids per defecte que hàgiu suprimit. També elimina els canvis que hàgiu fet als passos ràpids per defecte. Com que no podeu desfer aquesta acció, se us mostrarà un advertiment. Feu clic a "Sí" perquè es faci el restabliment.

També podeu obviar la finestra "Gestiona passos ràpids" per a les accions individuals de pas ràpid fent clic amb el botó dret sobre un pas ràpid a la cinta. Apareix un menú contextual on podeu editar, duplicar o eliminar el pas ràpid.

I això són passos ràpids. No hem passat totes les accions possibles que podeu afegir a un pas ràpid perquè hi ha tones i és una interfície força intuïtiva un cop sabeu el seu funcionament. Si voleu que la vostra experiència de Outlook sigui més eficient i que faci menys temps, els passos ràpids són un lloc ideal per començar.