Outlook 2013 us permet assignar categories a coses i personalitzar aquestes categories. El que passa amb les categories és que són universals a l'Outlook, i podeu assignar cada categoria a una combinació de teclat. Per tant, podeu categoritzar el correu electrònic, els esdeveniments del calendari i les notes amb dos cops de pressa ràpids.

Durant els últims mesos, hem parlat molt sobre l'Outlook 2013 i les seves diferents parts. Hem parlat de dominar les seves funcions més importants, com ara compondre i enviar correu electrònic, així com crear i gestionar contactes i fins i tot importar els vostres contactes de Gmail. També hem tractat altres coses d'Outlook, com ara com podeu crear llistes de tasques per mantenir-vos bé. I, per descomptat, hi ha tot el calendari important, que és fonamental per a qualsevol persona que vulgui mantenir efectivament una programació.

Tot això significa que es pot treballar molt amb això per ajudar-vos a gestionar-vos millor la feina ocupada i fins i tot la vida personal. Abans d’acabar la nostra mirada sobre Outlook 2013, però, pensàvem que només hauríem de cobrir breument dos aspectes restants que considerem que val la pena destacar: categories i cerca.

Quant a aquestes categories

Per personalitzar les vostres categories, feu clic al botó "Categoritzar" i, a continuació, trieu "Totes les categories ..." al menú desplegable. Mitjançant aquest diàleg, podeu crear noves categories, suprimir-ne d’altres antigues, canviar el nom, canviar els colors i assignar tecles de drecera.

Observeu a la captura de pantalla següent, com hem assignat "CTRL + F2" a la categoria blava.

Ara, per exemple, podeu aplicar categories a qualsevol cosa que vulgueu. Feu un exemple tan ximple a continuació, tenim la nostra tasca de “viure la vida loca” i l’hem marcat amb categories personals (morat) i urgents (vermell).

Recordeu aquest consell molt útil: un cop assignades les tecles de drecera a les vostres categories i haureu dedicat les vostres categories a la memòria, poden fer un treball ràpid per organitzar el correu, les cites i altres elements de l'Outlook.

Per exemple, aquí teniu un encapçalament de correu electrònic d’un missatge a la safata d’entrada, l’hem marcat amb la categoria Treball. A partir d’ara, si hem de buscar aquest missatge específic, podrem utilitzar categories per filtrar missatges no relacionats.

Tingueu en compte que també podeu marcar ràpidament tasques, correus electrònics i altres elements d'Outlook amb una categoria predeterminada, com ara a la captura de pantalla següent. Aquí hem marcat diverses tasques com a URGENT simplement fent clic al quadre petit de la columna CATEGORIES.

Està clar que les categories poden ser de gran ajuda i que, en gran mesura, són una funció no mostrada a Outlook. Apreneu a utilitzar-los de manera eficaç i podreu organitzar totes les vostres coses en les seves àrees de categories relacionades.

Cerca simple a l'Outlook

Comprovem aquesta informació parlant breument sobre la cerca d’elements a Outlook. Volem dir que això s’aplica principalment a correu, però la cerca s’estén a tota l’aplicació. Quan feu clic al panell de cerca, com a la safata d'entrada (o qualsevol altra carpeta de correu), la Cinta canviarà per oferir-vos una gran quantitat d'eines de cerca.

Per què hi ha tot això? Simplement, com més maneres de cercar és un missatge, millor serà la possibilitat de trobar-lo. Vegeu aquí a la captura de pantalla següent, fem clic al botó "Assumpte" i podrem omplir l'espai adequat amb el que volem que contingui el tema. En aquest cas, volem trobar temes sobre "Treball".

Tingueu en compte que els resultats que apareixen són realment Tasques, cosa que demostra com l'Outlook retorna els resultats de la cerca de tot el que emmagatzema.

Si maximitzeu les vostres habilitats de cerca d'Outlook, podeu reduir-lo ràpidament desordenant prenent una mica de temps i provant les opcions de la cinta de cerca. Tingueu en compte que si els vostres resultats són massa amplis i variats, sempre podeu afinar el vostre abast amb les eines Scope adequades.

Finalment, si creieu la necessitat de tenir un poder i un control final sobre la vostra cerca, proveu d’utilitzar el formulari de cerca avançada que feu clic al botó “Eines de cerca” de la secció Opcions.

Si s'utilitza el formulari de Cerca avançada, es troba la manera més senzilla de fer cerques a l'Outlook, però sigui el mètode que utilitzeu, estem segurs que trobareu com trobar les vostres coses en molt poc temps.

Opcions de cerca

Outlook funciona amb Windows Search, que vam escriure una sèrie sencera fa poc temps. Aquestes opcions afecten la manera en què es fan cerques d’elements tant a Windows com a Outlook.

Tingueu en compte que, si feu clic a "Opcions d'indexació ...", obrireu el tauler de control Opcions d'indexació, on podreu ajustar com indexar Outlook o si indexar-lo. La resta d’aquestes opcions tracten principalment els resultats de la cerca, com ara com es mostren i des d’on es mostren els resultats.

Les categories i la cerca són dues funcions no registrades que podeu afegir al vostre repertori d'Outlook, que arrodonirà la nostra experiència d'Office força bé. Si utilitzeu Outlook de forma àmplia i rebeu un munt de correu electrònic, creeu moltes cites al calendari o genereu llistes llargues de tasques, aleshores poder no només organitzar-les és important, sinó que tingueu la possibilitat de cercar qualsevol cosa, sobretot si ho sabeu. el que busqueu és inestimable.