A no ser que visqueu una vida lliure de responsabilitats, el sol s’aixeca i s’instal·la en el vostre calendari diari. Si no sabeu el que passa cada dia, podeu trobar-vos perdut ràpidament en un laberint de cites perdudes i reunions sorpresa.

Parlem dels calendaris d'Outlook perquè fora del correu electrònic, (potser encara més, de vegades), ser organitzat i productiu depèn de la capacitat de gestionar esdeveniments i de fer-ho. Una de les coses que fa Outlook amb un gran aplomb, potser millor que la majoria de les altres aplicacions, és calendari. Les funcions del calendari d'Outlook són inigualables a l'hora de crear, modificar i compartir esdeveniments.

Aquest article se centrarà principalment en les coses senzilles. Us mostrarem com crear i gestionar els vostres calendaris, com afegir cites, reunions i també compartir-los amb altres persones a la vostra llibreta d’adreces per a una col·laboració fàcil. Quan acabem, mostrarem com més enllà d’utilitzar Outlook per al bàsic, com ara el correu electrònic o els contactes i les llibretes d’adreces, podeu incorporar el calendari a la vostra vida ocupada i millorar la vostra llar o la petita oficina.

Fonaments del calendari

Sempre que utilitzeu Outlook, tindreu les seves capacitats de calendari a la vostra disposició. Tot i que no teniu configurat un compte de correu electrònic, podeu utilitzar Outlook per a la resta de funcions. Tanmateix, el calendari funciona millor si podeu aprofitar les seves capacitats col·laboratives, així que l’ús d’un compte de correu electrònic garanteix que podeu enviar invitacions a la reunió i rebre notificacions dels assistents.

Independentment, aquí teniu el vostre calendari bàsic, quotidià, és a dir, el calendari predeterminat associat al vostre perfil d'Outlook predeterminat. Aquesta és la vista mensual, però podeu utilitzar les funcions de la pestanya Organitzar per canviar la vista.

sshot-76

Per exemple, a continuació es mostra la vista de la setmana laboral (versus la vista de la setmana sencera). És molt senzill, amb el clima (el podeu configurar a la vostra ciutat) i un quadre de cerca. Si teniu reunions o cites, les veureu aquí i podeu saltar a la setmana anterior o següent fent clic als botons "Cita prèvia" o "Cita següent", respectivament, als bordes del calendari.

sshot-84

Aprofitem una mica i ens centrem en com canviar l’ordenació del calendari per adaptar-se millor a les vostres necessitats específiques o particulars.

Flexionar el múscul del calendari

Podeu fer una mica per canviar l’ordenació i l’aspecte del vostre calendari. Si consulteu la fitxa Visualitza a continuació, veureu un conjunt d’estils que podeu utilitzar per a un calendari que s’adapti a les vostres necessitats organitzatives.

sshot-85

Consulteu el calendari següent. Hem fet alguns canvis menors al seu aspecte. Per un, podeu canviar el color, que és un toc subtil però agradable.

sshot-81

La pestanya Vista us permet afegir altres visualitzacions per accentuar el mode on esteu. Per exemple, hi ha la barra de tasques, que us permet afegir calendaris, persones i tasques a la columna de la dreta (vegeu més amunt). Aquesta barra de tasques es pot personalitzar en el mode on esteu, de manera que, fins i tot si teniu habilitades les tasques i el calendari, com a la captura de pantalla anterior, si canvieu a la safata d'entrada, haureu de tornar a habilitar la opció per -Do Bar.

És una bona idea jugar amb la pestanya Visualització de cada mode perquè no tots seran exactament iguals. Per exemple, el quadre de lectura no serveix gaire a la vista del calendari, però és sens dubte un gran complement per a la safata d'entrada.

sshot-97

De la mateixa manera, consulteu una vista de calendari diària amb la Visualització de tasques diàries habilitada. Podeu veure aquí el calendari diari amb les tasques degudes a continuació.

sshot-98

Parlarem molt més sobre les tasques d’un article proper, però ara centrem-nos en tot allò que potser voldreu saber sobre les cites i reunions.

Afegint cites i reunions

Analitzem la configuració de cites i reunions. En el següent exemple, organitzem una festa de pizzes. El tema, per descomptat, és la naturalesa de la cita i, mentre que una festa de la pizza no és necessàriament una "cita", us fa la idea. A continuació, podeu afegir altres dades específiques, com ara la celebració de la pizza i els horaris d’inici i finalització.

sshot-77

Hi ha molt espai (tècnicament il·limitat) per afegir notes, instruccions o indicacions a l’esdeveniment. Per descomptat, no és gaire festa si no hi ha altres persones. Així que haurem de convidar alguns assistents. Un cop convideu la gent, ja no es considera una cita. En canvi, Outlook el canvia a una reunió. A la captura de pantalla següent, veiem la nostra nova cita convertida a la reunió.

Podeu escriure els noms a mà o fer clic al botó "A" per afegir els assistents a la vostra llibreta d'adreces. Si encara no heu configurat una llibreta d'adreces, us podem indicar com afegir i gestionar els contactes i importar contactes d'altres fonts, com ara Gmail.

sshot-87

Podeu tallar directament a la persecució i simplement fer clic a "Nova reunió" a la pestanya Pàgina inicial de la cinta. Quan convideu els assistents, podeu sol·licitar més opcions de resposta.

sshot-99

Si sol·liciteu una resposta (en lloc de simplement deixar la paraula i deixar-la en això), els convidats tindran la possibilitat de RSVP. Tingueu en compte que això funciona de meravella amb un producte de Microsoft, com ara un compte de correu electrònic d'Outlook.com, on us ofereixen opcions de resposta directament al missatge.

sshot-100

A Gmail, podreu actuar sobre una invitació de la mateixa manera. Tot i que respongueu, s’enviarà a l’organitzador d’esdeveniments i s’afegirà automàticament al seu Outlook.

Ara que tenim clares les cites i reunions, passarem a modificar-les i cancel·lar-les perquè el canvi és inevitable i, de vegades, cauen els nostres millors plans.

Modificació o cancel·lació de les reunions i el seguiment de les respostes

Alguna cosa ha passat i hem de traslladar la festa de la pizza a dissabte a la nit. Això no és cap problema per a nosaltres, però, què passa amb els nostres assistents? Bé, els seus plans corresponen perfectament, però Outlook almenys facilita alertar-los sobre canvis.

Per modificar una reunió i alertar els assistents, primer obri l’esdeveniment des del calendari d'Outlook i feu els canvis que necessiteu. En aquest cas, només tornem a traslladar la reunió un dia. Tingueu en compte que podeu fer clic a "Enviar actualització" i els convidats seran actualitzats al canvi.

sshot-105

En aquest moment, si algun assistent havia acceptat prèviament la vostra invitació, haurà de tornar-la a acceptar.

Ara pot ser un bon moment per mostrar com fer el seguiment del progrés de la reunió. Feu clic al botó "Seguiment" i des d'aquí podreu veure els avenços de la reunió. Ara mateix, només un convidat ha acceptat, així que potser aquest dissabte no és un bon moment.

sshot-106

Oh, una altra vegada acaba de sortir i hem de cancel·lar la reunió. Simplement feu clic al botó “Cancel·la la reunió”. La vostra invitació canviarà i obtindreu un botó "Enviar cancel·lació" per fer clic i enviar les males notícies.

sshot-107

És tan fàcil com això, els convidats anteriors rebran un correu electrònic actualitzat i l’esdeveniment s’eliminarà del calendari de Outlook.

Esdeveniments

Una vegada que les reunions de tornes obtingudes han entrat i desat, el veureu al vostre calendari. Quan el passeu per sobre, vegeu els detalls pertinents. Arribats a aquest moment, si tot va bé, podeu deixar-ho i passar a altres coses.

sshot-80

Tanmateix, si voleu canviar-la o suprimir-la, podeu obrir-la fent doble clic o fent servir l’acció adequada a la Cinta, que hi ha aquí el botó “Obrir”.

sshot-88

També podeu accedir a molts dels mateixos controls de cinta des del menú contextual del clic dret.

sshot-89

Amb la reunió o la cita oberta, tingueu en compte la pestanya Opcions, que us permetrà afectar alguns canvis com ara canviar el vostre estat (Ocupat, Tentatiu, fora de servei, etc.), establir un recordatori, canviar la zona horària i, finalment, configurar la esdeveniment recurrent.

sshot-79

Els esdeveniments recurrents són habituals, com ara una reunió setmanal o un esdeveniment trimestral de guanys, o simplement el dinar amb un amic, així que és bo saber com establir-los. Com es pot veure a la captura de pantalla, aquest ha de ser bastant fàcil de treballar. Podeu definir l'hora de la cita, el patró i, per descomptat, l'interval o el temps que es produirà la recurrència.

sshot-90

Veieu a la imatge següent, hem configurat un esdeveniment recurrent per a tots els dilluns a les 13:00, que continuarà indefinidament.

sshot-91

És important recordar que, mentre que les reunions i les cites tenen diverses diferències clau, encara tenen aspectes i es poden modificar de la mateixa manera, de manera que totes les opcions que veieu per a les cites seran les mateixes per a les reunions.

Adjuntar un fitxer o un document a un element del calendari

Imaginem que heu concertat una cita, com per exemple, per portar la vostra mascota al veterinari o per canviar el vostre oli i, en qualsevol cas, teniu un document o imatge que vulgueu adjuntar a la mateixa perquè no us oblideu.

En el següent exemple, finalment canviem el nostre oli i n’obtenim un cupó. Podríeu imprimir el cupó i intentar recordar-lo prèviament o simplement podríeu adjuntar-lo a la cita, de manera que quan us recordi l'Outlook, el cupó es troba aquí mateix per poder imprimir-lo mentre hi esteu pensant.

sshot-82

Per fer-ho, voleu fer clic a "Afegeix fitxer" i, a continuació, navegar fins a la ubicació on s'ha desat. Podeu inserir el fitxer tal com és, enganxar-lo en línia com a text o inserir la ubicació del fitxer com a hiperenllaç. En aquest cas, només adjuntem el PDF tal com és.

sshot-83

Per descomptat, aquesta serà una funció molt útil si necessiteu compartir documents per a una reunió de negocis, enviar materials d’estudi als estudiants o sempre que la situació pugui demanar informació addicional.

Gestió i compartició de calendaris

Administrar calendaris us permetrà realitzar dues coses. Podeu obrir calendaris des de diverses fonts i podeu crear i desar grups de calendaris.

sshot-92

Si feu clic al botó "Obrir calendari", podeu crear un calendari des de diverses fonts, inclòs des d'Internet, o bé crear un calendari en blanc. Un dels avantatges de crear un calendari en blanc és que és capaç de mantenir la vida laboral i la llar separades.

sshot-93

A la captura de pantalla següent, veieu que s’han creat diversos calendaris i també hem creat un grup especial per al treball. En realitat es poden arrossegar esdeveniments d’un calendari a un altre; veus com tenim una entrada per a una reunió setmanal als dos calendaris que hem seleccionat per mostrar.

sshot-94

El fet de poder arrossegar esdeveniments entre els calendaris significa que si heu dedicat temps a afegir una cita o reunió, si després decidiu que ha de ser en un calendari diferent, no cal que torni a recrear els esdeveniments.

Finalment, podeu compartir calendaris, que haurien de ser força explicatius, però cal destacar la possibilitat d’enviar per correu electrònic un calendari. Hem tractat això breument en un article anterior, aquesta és simplement una altra manera de fer-ho. Aquí a la captura de pantalla següent, veieu què passa quan utilitzeu aquesta opció.

sshot-95

Podeu especificar quin calendari compartiu, l'interval de dates (d'un sol dia a tot el calendari), el nivell de detalls per compartir (disponibilitat simple, detalls limitats i complets) i, a continuació, hi ha algunes opcions avançades que podeu utilitzar.

Compartir d’aquesta manera significa que podeu difondre la informació del calendari de forma ràpida, fàcil i senzilla amb altres usuaris de Outlook, així com integrar els calendaris que us han enviat.

Opcions del calendari

Hi ha moltes opcions de calendari per triar (encara que no tantes com amb el correu electrònic). La majoria d’aquestes opcions estan destinades a configurar el calendari perquè funcioni amb més eficàcia amb les vostres necessitats professionals i personals.

sshot-151

Per exemple, podeu canviar l'horari de treball i la setmana laboral, afegir vacances, canviar la zona horària, definir el color per defecte i fins i tot triar entre Fahrenheit i Celsius. Feu-hi les seves experiències a l’oci i proveu el que us resulti millor.

Les funcions del calendari a l'Outlook són de primer nivell i si treballeu en una organització amb un servidor central d'Exchange, probablement coneixeu com podeu col·laborar en calendaris compartits, veure esdeveniments i molt més. Tot això funciona de manera perfecta dins de la vostra pròpia instal·lació d'Outlook local per obtenir més potència i comoditat.

A casa, és agradable tenir un calendari amb tantes funcions al mateix programa. No cal passar d’una aplicació de correu electrònic a l’aplicació del calendari, podeu programar esdeveniments i convidar ràpidament els participants amb només uns clics del botó del ratolí i molt més.

Però, prou, parlem de nosaltres. Per què no sentim parlar de tu ara? Feu-nos saber els vostres pensaments o envieu els vostres comentaris al nostre fòrum de discussió.