Avui estem tractant les qüestions de "avorrides" perspectives. Manteniment i seguretat, com ara, el manteniment i la seguretat del fitxer de dades d'Outlook 2013 (completat amb totes les vostres dades importants) mitjançant una còpia de seguretat i arxiu.

Fins ara, si heu utilitzat Outlook per a escriure i enviar correus electrònics i heu trigat a importar els vostres contactes de correu electrònic a la vostra llibreta d'adreces o al fet que fins i tot feu servir un Outlook llibreta d’adreces, vol dir que teniu moltes dades que necessiteu protegir.

De la mateixa manera, probablement també heu passat molt de temps i treballant creant els vostres calendaris, afegint llistes de tasques i tot, i potser fins i tot teniu un munt de notes que voleu desar.

Tot això es redueix a assegurar-se que, almenys de tant en tant, feu una còpia de seguretat del fitxer de dades, ja que com qualsevol de nosaltres ho pot demostrar, és bastant frustrant i depriment perdre totes les vostres dades i haver de començar de nou.

Tauler de control de correu

Per començar, fem un cop d’ull ràpid al tauler de control de correu de Windows.

Tal com es mostra a la imatge, teniu accés a tres àrees clau de la vostra configuració d'Outlook. Dit això, fent clic als botons "Comptes de correu electrònic ..." o "Fitxers de dades ..." s'obrirà la mateixa finestra a les pestanyes corresponents.

A la captura de pantalla següent, veiem la pestanya Correu electrònic, que us permetrà accions als vostres comptes de correu electrònic, com reparar-los o canviar-los. També podeu veure on s’emmagatzemen les dades de cada compte.

Si voleu afectar directament aquests fitxers de dades, haureu de fer clic a la pestanya "Fitxers de dades". Hi podeu fer algunes coses útils.

Per exemple, podeu fer clic al botó "Obre la ubicació del fitxer" per veure on es troben els fitxers de dades. Això és útil, perquè voldreu saber on es troben per si necessiteu escanejar-les i reparar-les (discutirem a la següent secció).

sshot-165

Hi ha una altra característica fantàstica que pots utilitzar des de la finestra Configuració del compte. Si el vostre fitxer de dades ha esdevingut enorme i està ocupant tones d'espai en disc (algunes persones recopilen gigabytes en gigabytes de correu electrònic antic), llavors el podeu comprimir.

Feu clic al botó "Configuració" a la pestanya Fitxers de dades i després feu clic a "Compactar ara" per reduir la mida del fitxer de dades d'Outlook.

sshot-166

El tauler de control de correu és una forma fiable de mantenir els vostres fitxers i perfils de dades, però no és l’única forma i l’aplicació Outlook també us permetrà administrar-los a les vostres bústies. Us mostrarem aquests controls just després que demostrem com reparar els vostres fitxers de dades.

Execució de l’eina de manteniment PST

Si fins ara no ho havíeu adonat, les dades d'Outlook es guarden en un fitxer .PST o .OST i, moltes vegades, no hi ha res dolent.

Malauradament, de vegades les vostres dades es corrompen, cosa que no és el mateix que dir que és dolenta o desesperadament més enllà de la recuperació, només cal que utilitzeu l’eina de reparació de la caixa de sortida inclosa. L’eina Reparació de la safata d’entrada o “ScanPST” explorarà i repararà el vostre fitxer de carpetes personals, validant i corregint qualsevol error mentre feu una còpia de seguretat del fitxer.

L'eina ScanPST es troba a la carpeta d'instal·lació del vostre Outlook, normalment C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Quan el localitzeu, feu doble clic a la utilitat ScanPST per iniciar-la.

sshot-168

El primer que heu de fer és navegar per on es troben els vostres fitxers .PST o .OST. A la captura de pantalla següent, veieu on es troben al nostre equip. Nosaltres en triam un i fem clic a "Obrir".

sshot-169

Si l’eina ScanPST troba algun error, l’informarà tant i l’oferirà a reparar. Feu clic al botó titulat adequadament per iniciar la reparació.

sshot-170

Un cop acabat, l’eina ScanPST us informarà que el vostre fitxer Outlook s’ha reparat correctament.

sshot-171

Podeu tancar l'eina o repetir el procés en qualsevol altre fitxer de dades que calgui.

Arxivar automàticament les vostres dades

Comencem amb algunes dades importants sobre com arxivar i fer còpies de seguretat de les vostres dades. El primer que volem parlar són les vostres opcions AutoArchive. Per començar, feu clic a la pestanya "Fitxer" de la cinta per veure la pantalla següent.

Nota immediatament, podeu triar a quin compte voleu assistir (si escau) fent clic al menú desplegable situat a sobre del botó Afegeix un compte.

sshot-172

Feu clic al botó "Eines de neteja" i, a continuació, seleccionem "Neteja de bústies" entre les opcions. A continuació, es mostren les opcions que podreu veure. Tot aquí es dedica a retallar el greix de la safata d'entrada i arxivar missatges antics.

sshot-173

Feu clic al botó "AutoArchive" significa que Outlook realitzarà automàticament les carpetes de correu que s'han configurat com a tal. Per configurar les opcions de autoarxiu, heu de fer clic amb el botó dret sobre una carpeta de correu i seleccionar la pestanya "AutoArchive".

Aquí veiem una finestra de propietats de carpeta de correu típica. La pestanya AutoArchive us permetrà ajustar el funcionament automàtic de la carpeta. Tingueu en compte que, en aquesta captura de pantalla, tenim la carpeta configurada a AutoArchive segons la seva pròpia programació i accions.

sshot-179

També podeu assignar la carpeta a autoarxiva segons la configuració automàtica predeterminada d'Outlook. Si definiu la carpeta a la configuració predeterminada i, a continuació, feu clic a "Configuració d'arxiu per defecte ..." apareixerà el quadre de diàleg següent (perquè són "predeterminats"), qualsevol canvi que configureu aquí s'aplicarà a totes les carpetes configurades com a autoarxius predeterminades).

sshot-180

No ho oblidis, també podeu trobar aquesta configuració obrint les Opcions i fent clic a l’encapçalament “Avançat”.

sshot-181

Passem ara a l’arxivatge manual de les vostres dades.

Arxivar manualment les vostres dades

Simplement, si no voleu utilitzar autoarxiu o voleu facilitar un procediment d’arxivatge pel vostre compte, torneu a les eines de neteja que es troben a la pantalla d’informació del compte i feu clic a “Arxivar” per obrir el quadre de diàleg següent.

sshot-174

Prou fàcil, només voleu triar la carpeta que voleu arxivar, seleccionar la data per als vostres elements d'arxiu i, a continuació, escollir una carpeta on voleu guardar el vostre arxiu. Ja està, ja heu acabat!

Còpia de seguretat i restauració del fitxer de dades de Outlook

Còpia de seguretat dels fitxers de dades d'Outlook és tan fàcil com copiar els vostres fitxers .OST o .PST a un altre disc dur, servidor núvol, unitat de polze o algun altre mitjà d'emmagatzematge. Recordeu com localitzar els vostres fitxers de dades?

Obriu el tauler de control de correu i feu clic al botó "Fitxers de dades". Feu clic a "Obriu la ubicació del fitxer ..." i després podeu fer una còpia de seguretat dels fitxers de dades.

sshot-175

En una nota lateral, podreu traslladar els fitxers de dades de manera permanent a una ubicació del núvol, com ara una carpeta OneDrive o Dropbox, garantint que les vostres dades d'Outlook sempre es facin una còpia de seguretat tècnica.

Per restaurar el fitxer de dades de còpia de seguretat, tornem a la pestanya Fitxer i seleccionem "Obre el fitxer de dades de l'Outlook".

sshot-182

A la captura de pantalla següent, l'explorador d'arxius s'obre automàticament als nostres arxius, però òbviament podeu navegar per on es trobin els vostres fitxers de dades.

sshot-183

Seleccioneu el fitxer que vulgueu i feu clic a "Obrir" per poder accedir a les dades desades al fitxer. Un cop restaurada, podreu navegar i veure els elements tal com us faria normalment.

sshot-184

Si ja no necessiteu accedir al fitxer de dades de còpia de seguretat, només podeu fer clic amb el botó dret a la carpeta superior i seleccionar l’opció de tancament.

sshot-185

La còpia de seguretat i restauració dels fitxers de dades és en gran mesura una activitat manual, però si configureu les carpetes automàticament per autoarxivar-les i s’arxiven a una ubicació com una carpeta de núvol, hi ha una mica de seguretat.

Tanmateix, la millor manera d’assegurar-vos que no perdeu cap dada és fer una còpia de seguretat de forma habitual dels fitxers de dades a l’engròs. Teniu alguna cosa que voleu afegir? Fes-ho saber al nostre fòrum de discussió. Com sempre, esperem el vostre comentari.